Pardonnez ce néologisme mais bien que les réunions soient en France un sujet de longues digressions et de nombreux écrits, elles sont toujours aussi longues, inutiles et coûteuses…

Les statistiques révèlent qu’un cadre passe près de deux mois par an en réunion, soit un cout moyen chargé de 9000€ pour l’entreprise. Si le cadre captif pendant x heures a écouté et apporté une belle plus-value, pourquoi pas ? Mais s’il a passé son temps à somnoler, à consulter ses mails ou encore à bavarder avec son voisin, quel gâchis !

Dans les états-majors militaires ou le temps est compté, les officiers peu nombreux et les sujets lourds, les réunions sont préparées en amont, les documents partagés, en théorie, avant la réunion et le secrétaire de séance désigné formalise un relevé des décisions qui sera à son tour partagé avant sa signature officielle.

Un élève énarque en stage dans mon service il y a presque 20 ans  avait d’ailleurs trouvé « formidable » cette méthode de réunion qui permettait de décider vite.  Je lui avais répondu qu’il ne s’agissait pas de décider trop vite, mais d’avoir rapidement les éléments et les avis de chacun, pour à contrario, prendre le temps de la réflexion avant de décider !

Pour une réunion thématique les basiques sont simples :

  • Avant la réunion : se demander si la réunion est indispensable ou pas, désigner les participants en nombre réduit , formaliser le sujet clairement, préparer, se préparer, partager, recueillir les avis.
  • Pendant la réunion : accueillir les participants, leur donner la parole afin qu’ils se présentent, désigner un secrétaire de séance, donner le timing précis, présenter le sujet,  lancer le débat, écouter les interventions des participants.
  • En fin de réunion : résumer les points saillants, demander des études complémentaires éventuelles en désignant les porteurs de ces études et lancer les pistes pour la ou les décisions finales.
  • Après la réunion : formaliser un court relevé des décisions prises en séance, le partager avec les participants en leur fixant une date limite de réponse, le diffuser pour permettre sa mise en œuvre.
  • Un retour d’expérience ou feed back peut être fait une fois les décisions mises en œuvre, ou pas, afin de comprendre ce qui n’a pas fonctionné. Un tableau de bord simple et partagé doit permettre de visualiser la réalisation des décisions prises.

Alors les gourous de l’art de se réunir pourront suggérer des méthodes d’améliorations diverses comme les réunions debout, les réunions autour de la machine à café, les réunions en marchant, les séminaires qui font jaillir la créativité et les idées par le jeu, cassent les codes et permettent aux participants de se parler…Pourquoi pas, mais n’oublions pas les basiques sans lesquels ces réunions plus atypiques ne seront pas très utiles, toujours aussi couteuses, et souvent source de frustration pour les participants.